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総務担当

効率よく柔軟に

Recruit Interview

INTERVIEW インタビュー

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新しい環境へチャレンジ

この業界に進んだきっかけは、当社の看板商品でもある「割り箸」というワードが印象的だったことです。また創業から100年以上の歴史があり、お客様から長く愛されている会社とも感じました。面接時には取扱商品を実際に見せていただき、割り箸や洗剤、アルミホイル等一度は見たことある身近な商品ばかりでした。
人に話しかけることに勇気がいる私は、入社前までとても緊張していました。しかし、入社後に上司から「分からないことがあったら、すぐ聞いてね」と言ってもらい、若手でも働きやすい環境だと感じました。実際にわからなくて困るという状況はほとんどなく、先輩方にたくさん助けていただきました。今後入社される方にもぜひ、上司にどんどん質問してほしいと思います。

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総務部だからこそできる多くの経験

社内行事の企画と運営、採用関連、社内機器・備品の管理、自社カタログの製作等に携わっています。例えば社内行事の企画・運営では、行事が開催される施設とのアポイントの獲得や社内へのアナウンス(資料等の作成)、出欠確認等を行っています。
他にも社内の機器や備品の管理も私の仕事です。社内の複合機やシュレッダー等が故障した際、メーカーの方へ相談し、修理の依頼をしています。
自社カタログの製作では、カタログが改新されるタイミングで、カタログの制作会社の方と協力し、デザインやレイアウト、商品説明をどうするかなど、社内の営業とも協力しながら進めていきます。

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日ごろの整理整頓でイレギュラーにも迅速に対応

総務の仕事は、ルーティンワークというよりも、出来事や依頼が突発的に発生するため、常に臨機応変な対応を心掛けています。社内の状況や人間関係などは一定ではなく、日々変化していくものなので、決まった固定概念を持たず、その時の状況を随時考えながら行動しています。
その上で、デスク回りやパソコンのファイル管理も常に整理することを意識しています。これによって、電話対応や来客対応を円滑に行うことができます。また重要書類をお預かりすることもあり、書類の管理には細心の注意を払っています。重要書類の紛失は会社にとっても大きな損失をもたらすため、整理整頓は常に行うようにしています。

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先輩に支えられ、日々成長

慣れないうちはマルチタスクを上手く行えず、業務に抜けが発生することもありました。そこで、それぞれの案件ごとに書類や情報を整理し、見える化を行い、進歩状況を随時更新していくことが重要と学びました。今ではどの案件がどこまで進んでいるのかをすぐ把握できるようになり、抜けもなくなって、新しいアイデアを生む余裕もできました。
また社内の人とコミュニケーションを取れる機会が多く、これまで何度も先輩方に助けていただきました。特に社内に関わる改定事項は、各部署の協力があってこそ成り立ち、確認を取りながら進めていく必要があります。社内の情報を共有しやすい環境づくりは、会社だけではなくお客様のためにもつながっていると思います。

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会社の顔になるという責任感

先生や両親に守られた環境の中で行動していた学生時代とは違い、社会人は自分が会社の顔として社外の人とコミュニケーションをとる必要があります。これまでもメールのやりとりやアポイント連絡の際、自分の言動へ責任を感じる場面を経験してきました。一方で、自分のアイデアが会社のデザインや参考資料として選ばれたりするなど、仕事へ責任も持つことにより、嬉しい評価につながる場面も増えたと感じています。
今後の目標は、マルチタスクに業務を処理できる高い能力を身につけ、社内の課題を迅速に解決できるようになりたいです。異なる案件のスケジュール調整や聞き込み、資料作成などそれぞれの進捗状況を可視化し管理しておくことで、日程のブッキングが起こることなく、社員や取引先様からの問い合わせにすぐ応えることができます。今後はさらなる能力向上を目指し精進してまいります。

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